Software ERP / ERP Software adalah output dari 4 analisa awal dalam perusahaan.

Analisa Strategi Usaha

1. Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customer?
2. Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
3. Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
4. Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
5. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
6. Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
7. Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Kalau kita berbicara dunia HRIS maka ada 2 aspek yang akan berperan: Human Resources (HR) dan Information System (IS). Dan, bidang pekerjaan ini merupakan jembatan yang menghubungkan antara kebutuhan HR dan dunia teknologi informasi.

Dengan demikian, ada beberapa skill set yang biasanya membantu kita untuk bisa melakukan pekerjaan HRIS dengan baik:

1. Biaya.

Perusahaan besar mampu mempertahankan divisi payroll mereka. Untuk perusahaan kecil, bagaimanapun, mengurusi proses pengajian secara mandiri adalah seperti memboroskan uang. Jika bisnis anda memiliki kurang dari 20 karyawan,

Beberapa kriteria yang harus dimiliki oleh HRIS yang akan dipilih :

1. "Web Service Applications" yang hanya mempergunakan Browser (Internet Explorer, Mozzila, dsb) untuk mengaksesnya. Arti kata lain sudah lebih mudah mengimplementasikan HRIS walaupun lokasi yang tersebar.

2. Integrated HRIS dengan Modular approach, sehingga memiliki HRIS yang solid namun dapat di implemantasikan secara bertahap module demi module.

3. Training dan alih teknologi dari Vendor HRIS kepada HRD dan IT team. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan kesiapan dalam mempergunakan HRIS tersebut dan juga mengurangi ketergantungan team HRD atau IT kepada HRIS vendor-nya.

4. Vendor HRIS memiliki program Software Applications/Technical Support yang baik demi menjaga keberlangsungan HRIS di perusahaan pasca-implementasi.

Disebut implementasi karena besarnya ‘scope’ pekerjaan yang akan dilakukan dengan tahap-tahap yang dapat dipantau untuk melihat progress yang ada.

Software ERP ketika diimplementasikan, sebenarnya bertujuan menyatukan semua department/divisi dan seluruh fungsi

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. System ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi kedalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun system pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi. Perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda kedalam satu system basis data yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi financial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem HRIS adalah:

Kebutuhan untuk Payroll Outsource

Outsourcing telah menjadi tren dalam bisnis saat ini. Anda sering dapat menemukan badan usaha memiliki pegawai yang tidak dipekerjakan oleh mereka, tetapi sebenarnya milik perusahaan lain dan hanya ada untuk melakukan tugas-tugas. Terkadang ada aspek-aspek tertentu dari sebuah bisnis yang diperlukan, tetapi karyawan yang sudah ada tidak bisa menangani mereka, pada dasarnya, entitas bisnis perlu outsourcing orang terampil di daerah tertentu untuk mendapatkan pekerjaan.

Outsourcing biasanya dilakukan untuk mengurangi beban dari tugas-tugas yang perlu diatasi oleh perusahaan. Salah satu contoh yang baik adalah daftar gaji. Ini adalah salah satu proses yang biasanya memerlukan 1 atau 2 karyawan untuk menghabiskan waktu melakukan karena seluk-beluk seluruh proses dan jika ini dihilangkan dari beban kerja karyawan

Fungsi HRIS

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru kedalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pension perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Model HRIS

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. INPUT HRIS terdiri atas 3 sub sistem yaitu :